Zásady spracovania osobných údajov

A) Čo sú osobné údaje a prečo ich spracúvame?

Osobnými údajmi sa rozumejú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä odkazom na identifikátor, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo odkazom na jeden či viaceré prvky, ktoré sú špecifické pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.

Každá fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú, sa považuje za dotknutú osobu podľa Zákona o ochrane osobných údajov.

Spracúvame len tie osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na dosiahnutie konkrétneho účelu spracúvania. Osobné údaje sú spracúvané vždy na vopred vymedzený a legitímny účel, pričom bez ich spracúvania by tento účel nebolo možné dosiahnuť.

V prípade spracúvania osobných údajov na právnom základe stanovenom právnymi predpismi, ako napríklad v prípade spracúvania na účely sprostredkovania služieb a s tým súvisiacich služieb, identifikácie klientov a potenciálnych klientov a identifikácie zmluvných partnerov, je poskytnutie príslušných údajov z Vašej strany zákonnou požiadavkou a bez ich poskytnutia nie je možné obchod uskutočniť. Následkom neposkytnutia príslušných údajov je teda neuskutočnenie obchodu.

iNeed s.r.o., organizačná zložka je oprávnená bez súhlasu klienta spracúvať osobné údaje, ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy, v ktorej vystupuje ako klient, ktorého údaje sú spracúvané ako jedna zo zmluvných strán alebo v predzmluvných vzťahoch s klientom, alebo pri rokovaní o zmene zmluvy, ktoré sa uskutočňuje na žiadosť klienta.

Bez súhlasu klienta je tiež možné spracúvať osobné údaje, ktoré sú nevyhnutné na ochranu zákonných práv a právom chránených záujmov iNeed s.r.o., organizačná zložka alebo tretej strany, okrem prípadov, ak pri takomto spracúvaní prevažujú práva a slobody klienta, ktoré podliehajú ochrane podľa Zákona o ochrane osobných údajov.

iNeed s.r.o., organizačná zložka ďalej spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby, ak účel spracúvania osobných údajov, okruh dotknutých osôb a zoznam osobných údajov ustanovuje osobitný zákon a to len v rozsahu a spôsobom, ktorý ustanovuje osobitný zákon. Spracúvané osobné údaje možno z informačného systému poskytnúť, sprístupniť alebo zverejniť len vtedy, ak osobitný zákon ustanovuje účel poskytovania, sprístupňovania alebo zverejňovania, zoznam osobných údajov, ktoré možno poskytnúť, sprístupniť alebo zverejniť, ako aj tretie strany, ktorým sa osobné údaje poskytujú, prípadne okruh príjemcov, ktorým sa osobné údaje sprístupňujú, ak zákon o ochrane osobných údajov neustanovuje inak.

Pokiaľ osobné údaje klienta nie sú spracúvané vyššie uvedenými spôsobmi, osobné údaje spracúvame na základe dobrovoľne udeleného súhlasu klienta ako dotknutej osoby na účely špecifikované v súhlase.

Dotknuté osoby súhlasia s tým, aby iNeed s.r.o., organizačná zložka pri spracúvaní osobných údajov poverila takýmto spracúvaním sprostredkovateľa, ktorý spracúva osobné údaje v mene spoločnosti. Po skončení účelu spracúvania osobných údajov spoločnosť tieto zákonne získané osobné údaje dotknutých osôb zlikviduje v lehote stanovenej platnými právnymi predpismi a v súlade s interným predpisom spoločnosti.

B) Aké údaje spracúvame?

V iNeed s.r.o., organizačná zložka spracúvame len také osobné údaje, ktoré potrebujeme na to, aby sme vám poskytovali profesionálne služby, pričom rozsah týchto osobných údajov je určený všeobecne záväznými právnymi predpismi. V rámci našich činností spracovávame osobné údaje pre rôzne účely a v rôznom rozsahu buď:

1. bez vášho súhlasu na základe plnenia zmluvy, nášho oprávneného záujmu alebo z dôvodu plnenia právnej povinnosti, alebo
2. na základe vášho súhlasu.

V prípade, ak vaše osobné údaje spracúvame na základe súhlasu, zoznam, resp. rozsah údajov je presne uvedený priamo v súhlase, a to v miere potrebnej na splnenie účelu, na ktorý sú osobné údaje spracúvané.

Medzi spracúvané údaje patria predovšetkým nasledujúce kategórie osobných údajov:

• identifikačné údaje ako napríklad meno, priezvisko, profilová fotografia, číslo produktu,
• kontaktné údaje ako napríklad adresa pobytu, emailová adresa, telefónne číslo,
• údaje o používaných produktoch a službách ako napríklad údaje o využívaných produktoch a službách, údaje súvisiace s vybavovaním Vašich požiadaviek,
• údaje potrebné na monitorovanie bezpečného využívania produktov a služieb ako napríklad IP adresa používaného zariadenia, údaje o používanom zariadení a o používanom prehliadači,
• údaje súvisiace s používaním našich webových stránok a aplikácií (napríklad cookies),
• údaje súvisiace so sledovaním našich marketingových kanálov ako napríklad časy otvárania zaslaných správ, na akom zariadení informácie čítate, aké technické parametre a operačný systém má dané zariadenie,
• údaje súvisiace s plnením Vašich zmluvných povinností a záväzkov,
• údaje vyplývajúce z aktivity na sociálnych sieťach,
• odvodené údaje vyplývajúce z Vašich nastavení, údajov o produktoch a službách, údajoch o používaní našich webových stránok

Individuálny výpočet kategórií osobných údajov pre jednotlivého klienta je vždy len podmnožinou uvedeného zoznamu.

C) Prečo spracúvame Vaše údaje a na aký účel?

Vaše osobné údaje spracúvame len v nevyhnutnom rozsahu na príslušný účel. Väčšina našich spracovateľských operácií je odôvodnená tým, že vaše osobné údaje potrebujeme na sprostredkovanie vami požadovaného produktu alebo služby. Osobné údaje za účelom uzavretia a plnenia nášho zmluvného vzťahu teda získavame od vás. Je preto dôležité, aby ste nám poskytli úplné, správne, aktuálne a pravdivé osobné údaje.

Vaše osobné údaje spracúvame v iNeed s.r.o., organizačná zložka na rôzne účely, a to predovšetkým na účely, ktoré spadajú do nasledovných kategórií:

• identifikácia a overenie identifikácie klientov a ich zástupcov,
• uzatváranie a plnenie zmluvných vzťahov vrátane predzmluvných vzťahov,
• vzťahový manažment
• správu zmluvných vzťahov vrátane vykonávania zmien a ich ukončenia,
• prijímanie a vybavovanie podnetov a sťažností Klientov
• zdokumentovanie a zabezpečenie činností členov iNeed s.r.o., organizačná zložka vzhľadom na plnenie záväzkov vyplývajúcich z uzatvorených zmluvných vzťahov
• plnenie povinností vyplývajúcich členom iNeed s.r.o., organizačná zložka zo zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu,
• ďalšie účely uvedené v zmluvnej dokumentácii medzi klientom a členom iNeed s.r.o., organizačná zložka alebo v dokumentoch upravujúcich predzmluvné vzťahy,
• ďalšie činnosti súvisiace s plnením si úloh a povinností iNeed s.r.o., organizačná zložka podľa platných právnych predpisov,
• činnosti súvisiace s splnením si archivačných povinností,
• marketing pri poskytovaní produktov a služieb,
• spotrebiteľské súťaže (vyhodnotenie a určenie výhercov a súťažiacich v spotrebiteľských súťažiach).

iNeed s.r.o., organizačná zložka ďalej spracúva aj osobné údaje svojich klientov, zákazníkov a obchodných partnerov za účelom zabezpečovania svojej podnikateľskej činnosti s prihliadnutím na záujmy svojich klientov, zákazníkov a obchodných partnerov.

Ak navštívite našu webovú stránku alebo naše sociálne siete:

Ak navštívite náš web, spracovávame údaje o vašom chovaní na webe na základe nášho oprávneného záujmu, teda bez vášho súhlasu, za účelom:

• Získania informácií, na základe ktorých pre vás budeme môcť web v budúcnosti vylepšiť; našim oprávneným záujmom tu je zlepšovanie našich služieb pre Vás;
• Získavanie informácií o návštevách na našom webe, ktoré nám umožňujú zobrazovať vám v kampaniach produkty a služby, o ktorých na základe týchto informácií predpokladáme, že Vás zaujímajú; naším oprávneným záujmom je zlepšovanie našich služieb pre Vás;
• Vytvárania štatistík a prehľadov, najmä sledovanie návštevnosti nášho webu, jeho jednotlivých stránok a meranie účinnosti reklamy; našim oprávneným záujmom je tu meranie efektivity nášho webu a výdavkov na reklamu; na tento účel môžeme z vášho správania na webe získavať ďalšie odvodené údaje a k tomuto účelu ich použiť;
• Testovania nových funkcií a aplikácií pred nasadením, najmä aby sme predišli problémom s funkčnosťou týchto noviniek v skutočnej prevádzke, ktoré by mohli zhoršiť Váš zážitok z využívania našich služieb; naším oprávneným záujmom je bezproblémová funkčnosť našich služieb pre Vás;
• Predchádzania útokov na náš web a ohrozenia jeho funkčnosti a bezpečnosti vašich dát; našim oprávneným záujmom je bezproblémová funkčnosť našich služieb pre Vás a bezpečnosť Vašich dát

Spracovanie na základe plnenia zmluvy

Pokiaľ sa na našom webe registrujete, spracovávame Vaše identifikačné a kontaktné údaje, údaje o Vašich prezeraných produktoch a službách, o Vašich objednávkach (ak u nás uzatvoríte zmluvy), na základe plnenia zmluvy s Vami (bez nutnosti samostatného súhlasu), aby sme mohli viesť Váš užívateľský účet. Zmluva, o ktorú sa naše spracovanie opiera vzniká zadaním Vašich údajov, súhlasom so zmluvou a vytvorením klientskeho účtu.

Pokiaľ našim prostredníctvom uzatvárate zmluvu

Aby sme pre Vás mohli zabezpečiť služby sprostredkovania, spracovávame Vaše osobné údaje. Robíme tak na základe plnenia právnych povinností ako aj zmluvných záväzkov. Sme povinní zabezpečiť následnú starostlivosť o Vás ako klienta aj v následnom období po uzatvorení zmluvy. Môžeme Vás preto kontaktovať s ponukami produktov a služieb, o ktorých využívanie by ste mohli mať záujem.

Pokiaľ s nami komunikujete prostredníctvom rôznych kanálov

Pokiaľ s nami komunikujete prostredníctvom rôznych kanálov, najmä prostredníctvom kontaktného centra, emailu, chatovacích nástrojov a sociálnych sietí, budeme spracovávať Vaše identifikačné a kontaktné údaje a záznamy komunikácie vrátane nahrávok hovorov na základe nášho oprávneného záujmu za účelom:

• Vybavenia vašich požiadaviek; pokiaľ ste našim prostredníctvom uzatvorili zmluvu a Vaša požiadavka sa vzťahuje k objednávke, môžeme toto spracovanie realizovať na základe plnenia zmluvy s Vami;
• Evidencie vašich požiadaviek, aby sme mohli kontrolovať, že ju plníme riadne a včas;
• Preukázania, že sme Vašu požiadavku prijali a vybavili, napríklad ak u nás využijete službu sprostredkovania touto cestou.

Marketing

Marketingové aktivity považujeme za vhodný nástroj, ako Vás upozorniť na nové produkty, služby či výhody, ktoré sme pre vás pripravili.

Aby sme Vám mohli pripraviť čo najvhodnejšiu ponuku, potrebujeme spracúvať Vaše údaje. Na základe cielene pripravených ponúk sa k Vám dostanú len tie marketingové informácie, ktoré pre Vás môžu byť zaujímavé a prínosné. Nechceme Vás totiž obťažovať zbytočnou reklamou a ponukami, ktoré nie sú pre Vás relevantné. Veríme, že poznaním Vašich marketingových preferencií Vám poskytneme lepšie služby a výhodné produkty.

Mame oprávnený záujem na tom, aby vykonávala starostlivosť o svojich Klientov a rozvíjala obchodné vzťahy s nimi, a teda aby ich informovala o dostupných produktoch a službách a prípadne o ponukách výhod.

V tejto súvislosti Vás môžeme osloviť aj bez Vášho predchádzajúceho súhlasu, pričom o takomto spracúvaní Vašich osobných údajov vás informuje a poučí o Vašich právach, najmä o práve namietať spracúvanie vašich osobných údajov. To, samozrejme, neplatí v prípade, ak ste s takýmto oslovovaním prejavili nesúhlas alebo ak budete voči nemu namietať.

iNeed s.r.o., organizačná zložka môže s vami pre vyššie uvedený účel komunikovať prostredníctvom automatického volacieho telefónneho systému, telefónu, e-mailu, chatu, messengera, písomne, prostredníctvom SMS alebo prostredníctvom iných prostriedkov diaľkovej komunikácie. V prípade, ak nemáte záujem, aby sme Vás informovali o svojej aktuálnej ponuke prostredníctvom marketingu, môžete nás kontaktovať ohľadom zmeny svojich marketingových preferencií.

S cieľom prispôsobiť ponuku produktov a služieb vyhodnocujeme informácie, ktoré o vás spracúvame, tak, aby sme vám mohli poskytnúť cielenú ponuku a obmedziť tak zasielanie neadresných marketingových ponúk.

Webové stránky

Pri používaní našich webových stránok www.supersused.sk môže byť prístup do niektorých častí vyhradený pre užívateľov, ktorí majú registráciu. Pre získanie prístupu k týmto častiam a ich správnej funkčnosti je potrebné sa registrovať.

Pokiaľ nám udelíte svoj súhlas

Súhlas od Vás môžeme získať v rôznych situáciách napríklad pri prezeraní nášho webu, pri registrácii alebo prihlásení, prihlásením sa k zasielaniu marketingových informácií, zadaním emailového kontaktu do formulára na stránke, prostredníctvom vyplnenia formuláru alebo tiež prostredníctvom kontaktného centra. Súhlasy tiež získavame pre rôzne účely. Podľa toho, kedy od Vás súhlas získame a najmä podľa účelu, ku ktorému je udelený sa líši rozsah spracovania, ktoré na jeho základe môžeme realizovať.

Všetky súhlasy, ktoré získavame sú dobrovoľné a nie ste povinní ich poskytnúť. Svoje súhlasy môžete obmedziť alebo odvolať. Viac informácií o tom nájdete v časti Ako uplatniť jednotlivé práva?

D) Ochrana Vašich osobných údajov

V iNeed s.r.o., organizačná zložka platia striktné pravidlá, ktoré upravujú podmienky, za ktorých majú naši zamestnanci, resp. iné oprávnené osoby prístup k Vašim osobným údajom, ako aj to, ktoré osobné údaje môžu spracúvať. Osobné údaje dotknutých osôb nie sú sprístupňované mimo iNeed s.r.o., organizačná zložka, s výnimkou prípadov, kedy sme oprávnení tak postupovať na základe udeleného súhlasu alebo príslušného právneho predpisu.

Osobné údaje spracúvame s použitím manuálnych, ako aj automatizovaných prostriedkov spracúvania v rámci svojich informačných systémov, ktoré sú zabezpečené a chránené v súlade s príslušnými bezpečnostnými štandardmi a predpismi o ochrane osobných údajov.

Pri spracúvaní Vašich OU sme povinní dodržiavať určité povinnosti. Medzi najdôležitejšie povinnosti, ktoré dodržiavame, patria:

• Spracúvame a zhromažďujeme Vaše osobné údaje len na jednoznačné a zákonné účely, a to len po dobu dosiahnutia účelu, na ktorý sme tieto osobné údaje získali.
• Vedome a neoprávnene nezasahujeme do Vašich práv na ochranu osobnosti a na ochranu súkromia.
• Chránime Vaše osobné údaje pred stratou, zničením a zneužitím.
• Všetci naši zamestnanci resp. iné oprávnené osoby sú viazané mlčanlivosťou, osobné údaje klientov nesmú poskytovať tretím stranám bez Vášho súhlasu.

E) Kto Vaše osobné údaje spracováva a komu ich sprístupňujeme?

Všetky uvedené osobné údaje spracovávame my ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme vyššie vymedzené účely, pre ktoré Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracovania a zodpovedáme za riadne prevedenie.

Pre spracovanie osobných údajov využívame služby ďalších spracovateľov označovaných ako sprostredkovatelia, ktorí osobné údaje spracovávajú iba podľa našich pokynov a pre účely popísane v tomto Memorande. Takýmito sprostredkovateľmi sú:

• spoločnosti, ktoré zabezpečujú alebo vykonávajú súvisiace služby,
• spoločnosti zabezpečujúce marketingové aktivity,
• spoločnosti zabezpečujúce tlačové služby a služby hromadnej korešpondencie,
• spoločnosti zabezpečujúce dátovo analytické aktivity pre štatistické a reportovacie účely v rámci spoločnosti,
• spoločnosti zabezpečujúce komunikačné kanály ako prostriedky pre call centrum, ktorých súčasťou je možnosť zaznamenávania hovorov,
• poskytovatelia cloudových služieb a ďalší dodávatelia technológií a podpory,
• poskytovatelia administratívnych služieb pre zabezpečenie služieb backofficeu,
• prevádzkovatelia marketingových nástrojov, ktorí nám pomáhajú s optimalizáciou webových stránok a personalizáciou obsahu a ponúk pre Vás
• poskytovatelia SMS komunikačných a chatovacích nástrojov, v prípade keď spracovávame osobné údaje pre sprostredkovanie komunikácie s Vami
• spoločnosti a jednotlivci pôsobiaci ako zhotovitelia registrovaní na www.supersused.sk

Na poverenie spracúvaním Vašich údajov prostredníctvom sprostredkovateľa sa nevyžaduje Váš súhlas, prípadne iný právny základ, ako je to v prípade poskytovania údajov iným prevádzkovateľom. Sprostredkovateľ v takomto prípade spracúva Vaše osobné údaje v mene iNeed s.r.o., organizačná zložka ako prevádzkovateľa.

iNeed s.r.o., organizačná zložka pri svojich podnikateľských aktivitách spolupracuje s viacerými sprostredkovateľmi, ktorých cieľom je poskytovanie kvalitných služieb, pričom tieto subjekty pri výkone svojej zmluvnej činnosti pre spoločnosť spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb.

F) Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom cloudových riešení

iNeed s.r.o., organizačná zložka využíva pri svojej činnosti aj cloudové riešenia pre internú komunikáciu či komunikáciu s klientmi a partnermi. Tieto riešenia využívame predovšetkým na zvýšenie produktivity a mobility zamestnancov, internú spoluprácu na dokumentoch a informačných aktívach jednotlivých členov. Používame webové portály na spoluprácu medzi našimi zamestnancami a partnermi, na zdieľanie a vytváranie informácií. Za účelom ochrany údajov zdieľaných v rámci uvedených cloudových riešení používame moderné technické a softvérové nástroje na šifrovanie dát tak, aby bola zachovaná ochrana a integrita zdieľaných dát.

G) Cezhraničný prenos osobných údajov:

Vaše osobné údaje môžu byť predmetom cezhraničného prenosu do krajín v rámci Európskej únie.

H) Z akých zdrojov osobné údaje získavame?

Vo väčšine prípadov spracovávame osobné údaje, ktoré nám poskytnete priamo Vy v rámci využívania našich služieb, vytvárania a používania účtov alebo pri komunikácii s nami napríklad na kontaktnom centre. Osobné údaje priamo od vás získavame tiež monitorovaním Vášho chovania na našom webe, pri prezeraní zaslaných správ.

Vaše osobné údaje získavame aj z verejne dostupných zdrojov, ktoré boli zverejnené v súlade so zákonom.

I) Ako dlho spracúvame Vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje uchovávame a chránime po dobu stanovenú platnými právnymi predpismi, resp. ak ide o osobné údaje spracúvané na základe Vášho súhlasu, po dobu, na ktorú ste nám udelili svoj súhlas. Doby uchovávania sa líšia v závislosti od konkrétneho účelu, na ktorý osobné údaje spracúvame.

Napríklad v prípade spracúvania vašich osobných údajov za účelom marketingových aktivít pri poskytovaní produktov a služieb členov iNeed s.r.o., organizačná zložka alebo za účelom vyhodnotenia a určenia výhercov a súťažiacich v spotrebiteľských súťažiach, Vaše osobné údaje budú členovia iNeed s.r.o., organizačná zložka spracúvať po dobu trvania zmluvného vzťahu s Vami a najviac 5 rokov od jeho ukončenia. V prípade, ak nevstúpite do žiadneho zmluvného vzťahu s niektorým z členov iNeed s.r.o., organizačná zložka, Vaše osobné údaje budú členovia iNeed s.r.o., organizačná zložka spracúvať najviac po dobu 12 mesiacov odo dňa udelenia Vášho súhlasu.

O stave spracúvania svojich osobných údajov sa môžete kedykoľvek informovať zaslaním žiadosti o informovanie, akým spôsobom Vaše osobné údaje spracúvame, a to spôsobom popísaným v tomto Memorande.

J) Aké máte práva spojené so spracúvaním osobných údajov?

Vaše práva dotknutej osoby pri spracúvaní osobných údajov sú upravené v článkoch 15 až 22 GDPR.

Ako dotknutá osoba máte právo na základe písomnej žiadosti od iNeed s.r.o., organizačná zložka vyžadovať:

1. prístup k osobným údajom, ktoré sú o nej spracúvané,
2. požadovať opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných osobných údajov;
3. požadovať vymazanie osobných údajov v dôvodov podľa GDPR,
4. požadovať obmedzenie spracúvania osobných údajov,
5. požadovať prenos osobných údajov,
6. odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov, ak sú spracúvané na základe súhlasu,
7. právo namietať proti automatizovanéhu profilovaniu.

Vyššie uvedené práva dotknutej osoby možno obmedziť, len ak takéto obmedzenie vyplýva z GDPR alebo z osobitného zákona alebo jeho uplatnením by bola porušená ochrana dotknutej osoby, alebo by boli porušené práva a slobody iných osôb.

Svoje práva si môžete uplatniť vo vzťahu k iNeed s.r.o., organizačná zložka:

• písomne, z obsahu žiadosti musí vyplývať, že si uplatňujete svoje právo. Žiadosť podanú elektronickou poštou musíte doručiť písomne najneskôr do troch (3) dní odo dňa jej odoslania, zo žiadosti musí byť zrejmé, čo ako dotknutá osoba žiadate;
• u sprostredkovateľa vyššie uvedenými spôsobmi. Sprostredkovateľ je povinný nám túto žiadosť alebo zápisnicu odovzdať bez zbytočného odkladu
• vo svojom užívateľskom účte

O spôsobe preskúmania a výsledku zistenia Vás budeme informovať spravidla v lehote tridsať (30) dní odo dňa prijatia písomnej žiadosti, v osobitných prípadoch v lehote šesťdesiat (60) dní odo dňa prijatia žiadosti, pričom v takom prípade Vás budeme o uplatnení tejto dlhšej lehoty písomne informovať.

Ak dotknutá osoba nemá spôsobilosť na právne úkony v plnom rozsahu, jej práva môže uplatniť zákonný zástupca.

Ak dotknutá osoba nežije, jej práva, ktoré mala podľa tohto zákona, môže uplatniť blízka osoba.

Všetky súhlasy, ktoré ste nám udelili na spracúvanie svojich osobných údajov môžete kedykoľvek odvolať, a to písomnou formou.